Документы путешествуют по отделам неделями, согласования застревают на одном и том же этапе, а сотрудники тратят половину дня на бессмысленные перемещения бумаг или переписки. В итоге — срываются сроки, страдает качество, а заказчики нервничают.
На любом предприятии такие «офисные потери» бьют по карману не слабее, чем поломка станка. Но если с производством всё более-менее ясно, то как навести порядок в мире таблиц, приказов и электронных писем?
Для предприятия-участника федерального проекта "Производительность труда" – НИИТКД на этот вопрос сертифицированные тренеры Регионального центра компетенций Омской области ответили практикой. Сегодня для сотрудников предприятия прошёл тренинг – «Фабрика офисных процессов». И это не скучные лекции, а живая деловая игра, где участники на собственном опыте учатся делать сложное – простым, а долгое – быстрым.
Всего за один рабочий день команда предприятия погружается в смоделированную реальность, где нужно заключать договоры. В ходе тренинга участники сами видят, где рождаются потери: лишние подписи, дублирующие отчёты, ожидание ответа по полдня, хаотичное хранение файлов.
Задача команды — уложиться в жёсткие сроки и одновременно сократить финансовые затраты на процесс. Под руководством тренеров РЦК Омской области участники проходят полный цикл: от «как есть» (полный хаос и аврал) к «как стало» (чёткий, выстроенный поток).
Участники «Фабрики офисных процессов» осваивают инструменты бережливого производства, адаптированные под офис:
Стандартизация работы — вместо «каждый делает как хочет» появляются простые чек-листы и алгоритмы.
Организация рабочего пространства (5S) — на столе и в папках компьютера остаётся только нужное, всё имеет своё место.
Картирование потока создания ценности — участники видят всю цепочку согласования.
Устранение видов потерь — лишние перемещения, ожидания, переделки, избыточная обработка документов уходят в прошлое.
И главное — «фабриканты» сами анализируют результат, считают сэкономленное время и деньги.
Вадим Шульгат, заместитель директора РЦК Омской области отметил: «Учиться бережливым технологиям должны не только производственники. Сотрудникам компаний, которые организуют вспомогательные процессы, это также крайне необходимо. Нет смысла в разы наращивать производство, если отдел продаж долго заключает договоры, маркетинг не успевает продавать и освобождать склад под новую партию продукции. Повысить эффективность всей товаропроводящей цепочки – важнейшая задача проекта. И, конечно, офисные процессы здесь играют если не ключевую, то одну из ведущих ролей».
Сотрудники НИИТКД, прошедшие тренинг, высоко оценили практическую пользу деловой игры. Мнением поделилась Алина Семикина: «До участия в «Фабрике офисных процессов» процесс согласования договоров воспринимался нами как неизбежная данность. В ходе тренинга мы выявили и устранили несколько потерь: избыточные передачи документов, нерациональное перемещение между кабинетами и дублирующие операции. В результате длительность цикла согласования была сокращена, а трудозатраты оптимизированы. Полученные инструменты бережливого производства – 5S, стандартизация, картирование потока – доказали свою эффективность в офисе. Рекомендую данный тренинг всем сотрудникам, чья деятельность связана с обработкой информации и документооборотом, поскольку он напрямую влияет на скорость принятия решений и конечную эффективность предприятия».
Проект «Производительность труда» входит в нацпроект «Эффективная и конкурентная экономика». Для участия в проекте оставьте заявку на ИТ-платформе производительность.рф.
